Organisez et automatisez le classement de vos fichiers avec Automator

Organisez et automatisez le classement de vos fichiers avec Automator sur MacBook Air M4

Chez Cleaq, nous savons que la gestion manuelle des fichiers peut vite devenir un frein à la productivité et à la fiabilité des processus. Grâce à Automator, intégré au MacBook Air M4, automatisez le classement, le renommage et l’archivage de vos documents en quelques clics, sans aucune compétence en développement. Faites passer votre organisation documentaire à la vitesse supérieure, tout en réduisant les risques d’erreurs et en libérant du temps pour l’essentiel.

‍

‍

🤖 Automatisez le classement et le tri des fichiers

• Créez des “workflows” sur-mesure avec Automator pour trier automatiquement vos fichiers selon leur type, nom, date ou contenu.
• Programmez le déplacement de documents vers les bons dossiers dès leur création ou réception (factures, contrats, supports projets, etc.).
• Appliquez des règles de renommage pour harmoniser les intitulés et faciliter la recherche de documents dans toute l’entreprise.
• Planifiez des actions récurrentes (archivage mensuel, suppression de doublons, sauvegarde sur le cloud) pour un classement toujours à jour.

Le bénéfice Cleaq : Fini les classements manuels, moins d’oublis, et une organisation documentaire professionnelle adaptée à votre activité.

⚙️ Gagnez en flexibilité avec des scénarios personnalisés

• Automator s’adapte à tous les métiers : créez des scripts spécifiques pour les RH (classement de CV), la comptabilité (tri de factures), le support (gestion des tickets), etc.
• Enchaînez plusieurs opérations en une seule action : par exemple, convertir un fichier PDF, le renommer et l’envoyer par email automatiquement.
• Intégrez Automator avec d’autres outils Apple (Mail, Finder, Aperçu, iCloud…) pour fluidifier vos processus et éviter les ressaisies inutiles.
• Gérez la migration ou la centralisation documentaire lors de changements d’organisation ou de fusion de dossiers, sans effort humain massif.

Astuce Cleaq : Mettez à disposition des modèles de workflows Automator prêts à l’emploi pour accélérer l’onboarding des nouveaux collaborateurs.

🔄 Améliorez la traçabilité et la conformité documentaire

• Assurez la traçabilité de chaque document traité (date de modification, dossier d’origine, auteur) pour répondre aux exigences qualité ou réglementaires.
• Automatisez l’archivage sécurisé et la création de copies de sauvegarde sur des emplacements dédiés (serveur, cloud, disque externe).
• Réduisez le risque de pertes ou de versions obsolètes en gardant une organisation homogène sur tout le parc MacBook Air M4 de l’entreprise.

Le résultat : Une gestion documentaire plus fiable, conforme et adaptée aux enjeux de croissance ou de digitalisation.

🛡️ Sécurité et contrôle centralisé

• Maîtrisez les droits d’exécution des scripts Automator pour limiter les usages à des processus validés par la DSI ou l’équipe IT.
• Protégez l’accès aux workflows sensibles (classement RH, documents juridiques…) grâce aux réglages de sécurité Apple et à l’authentification utilisateur.
• Surveillez et auditez les processus automatisés pour garantir la conformité et l’intégrité des flux documentaires.

📣 Astuce : déployez la culture de l’automatisation dans l’entreprise

• Formez vos équipes à la prise en main d’Automator avec des ateliers pratiques, centrés sur les cas d’usage métier.
• Créez une bibliothèque interne de workflows Automator pour partager les meilleures pratiques et accélérer l’adoption.
• Valorisez les gains de temps réalisés et impliquez les collaborateurs dans l’amélioration continue des processus automatisés.

🚀 Cleaq, votre partenaire pour une organisation documentaire innovante

Avec le MacBook Air M4 et Automator, vous automatisez les tâches à faible valeur ajoutée, améliorez la conformité documentaire et libérez les équipes pour des missions à plus forte valeur. Nos experts Cleaq vous accompagnent pour concevoir, déployer et sécuriser vos workflows Automator sur l’ensemble de votre parc informatique.

‍

‍

Louez votre MacBook Air M4 dès maintenant avec Cleaq !

‍

‍