Onboarding : Comment préparer l'ordinateur d'une nouvelle recrue en moins de 30 minutes ?
Le premier jour d'un collaborateur est crucial. Rien n'est plus frustrant pour une nouvelle recrue que de passer sa matinée à attendre des mises à jour Windows ou à chercher le mot de passe du Wi-Fi. Un onboarding informatique réussi, c'est un message clair : "Nous sommes organisés et nous t'attendions."
Pourtant, configurer un poste de travail peut prendre des heures si l'on n'a pas la bonne méthode. Voici notre guide pour préparer un ordinateur pro (Mac ou PC) de façon pro et rapide.
1. La Check-list : Le secret de la vitesse
Avant même d'allumer la machine, assurez-vous d'avoir ces 3 éléments sous la main. Sans eux, vous perdrez 15 minutes à les chercher :
- Le pack de bienvenue physique : Ordinateur, chargeur, souris, et éventuellement un adaptateur/hub.
- Les accès créés : Adresse e-mail pro, accès Slack/Teams et identifiants aux logiciels métiers.
- Le "Welcome Sheet" : Un document papier ou PDF regroupant le nom d'utilisateur temporaire et la procédure de connexion au Wi-Fi.
2. Automatisez l'installation des logiciels (L'astuce de pro)
Ne téléchargez pas les logiciels un par un. C'est l'étape la plus chronophage. Utilisez des outils qui installent tout en un seul clic :
- Pour Windows : Utilisez Ninite. Vous cochez Chrome, Zoom, Spotify, VLC, etc., et il génère un seul installateur qui s'occupe de tout en arrière-plan.
- Pour Mac : Si vous gérez une flotte importante, tournez-vous vers des solutions MDM (Mobile Device Management) comme Jamf ou Kandji. Pour une petite équipe, créez une image disque avec les outils de base.
3. Configurez les réglages de sécurité essentiels
Un ordinateur pro doit être "blindé" avant de sortir du bureau. Ne faites pas l'impasse sur ces 3 points qui prennent 5 minutes :
- Le chiffrement du disque : Activez FileVault sur Mac ou BitLocker sur Windows. En cas de vol, les données de l'entreprise restent illisibles.
- Les mises à jour système : Lancez-les dès le début de la préparation pour qu'elles tournent pendant que vous installez le reste.
- Le compte administrateur : Ne donnez pas les droits "Admin" complets à l'utilisateur final si ce n'est pas nécessaire. Cela limite l'installation de logiciels malveillants par erreur.
4. Personnalisez l'expérience (Le "Waouh" effect)
Il reste 5 minutes ? C'est le moment de marquer des points :
- Le fond d'écran : Installez le logo de votre entreprise en fond d'écran.
- Les favoris : Pré-enregistrez les liens importants dans le navigateur (Espace salarié, outil de mutuelle, Notion de l'équipe).
- Le petit mot : Un post-it sur l'écran avec un "Bienvenue [Prénom] !" fait toujours son effet.
Le planning "Top Chrono" (30 min)
- 0-5 min : Déballage, branchement secteur et lancement des mises à jour système.
- 5-15 min : Création du compte utilisateur et lancement de l'installation groupée des logiciels (via Ninite ou MDM).
- 15-25 min : Configuration de la boîte mail et des accès sécurité (VPN, Antivirus).
- 25-30 min : Nettoyage de l'écran (trace de doigts) et mise en place du Welcome Pack sur le bureau du salarié.
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