Comment comptabiliser une location de matériel informatique ?
La location de matériel informatique (ordinateurs, écrans, tablettes, stations de travail, périphériques) s’impose de plus en plus comme une solution flexible pour les entreprises. Mais comment la comptabiliser correctement ?
Entre charges d’exploitation, contrats de location, leasing et crédit-bail, il peut être difficile de s’y retrouver, surtout pour les petites structures ou les équipes financières en croissance.
Ce guide explique simplement quelles écritures appliquer, comment les enregistrer en comptabilité et quelles règles respecter pour être conforme.
Pourquoi louer du matériel informatique change la logique comptable
Contrairement à l’achat, la location n’immobilise pas le matériel.
Vous ne l’ajoutez pas au bilan, vous n’amortissez pas la machine et vous n’avancez pas de trésorerie importante.
La location constitue une simple charge mensuelle, ce qui facilite la gestion et améliore souvent la visibilité financière.
Comptabiliser une location simple de matériel informatique
C’est le cas le plus courant : la location dite opérationnelle, proposée par des acteurs comme Cleaq.
Dans ce cas, l’entreprise n’est pas propriétaire du matériel. Il s’agit d’une charge d’exploitation classique.
Écriture comptable à enregistrer
À chaque facture mensuelle ou trimestrielle :
- Compte 6135 – Locations de matériel et outillage : Débit
- Compte 44566 – TVA déductible : Débit
- Compte 401 – Fournisseurs : Crédit
Impact comptable et fiscal
- Pas d’immobilisation
- Pas d’amortissement
- Charge immédiatement déductible du résultat fiscal
- Améliore la trésorerie et le BFR
C’est la solution la plus simple et la plus flexible pour les entreprises.
Comptabiliser un crédit-bail ou leasing informatique
Le crédit-bail est plus proche d’un achat étalé dans le temps. À la fin du contrat, vous pouvez lever l’option d’achat pour devenir propriétaire du matériel.
Contrairement à la location simple, il y a un impact sur les immobilisations.
Pendant le contrat
Les loyers sont comptabilisés dans les charges avec le compte :
- Compte 6122 – Redevances de crédit-bail : Débit
- Compte 44566 – TVA déductible : Débit
- Compte 401 – Fournisseurs : Crédit
À la levée de l’option d’achat
Vous inscrivez le matériel dans les immobilisations :
- Compte 2183 – Matériel informatique : Débit
- Compte 404 – Fournisseurs d’immobilisations : Crédit
Puis amortissement classique sur la durée d’usage (généralement 3 ans pour du matériel informatique).
Comment savoir si votre contrat est une location simple ou un crédit-bail ?
Location simple (opérationnelle)
- Pas d’option d’achat
- Matériel restitué en fin de contrat
- Charge d’exploitation comptabilisée chaque mois
- Rien au bilan
Crédit-bail / leasing financier
- Option d’achat possible à la fin du contrat
- Engagement fort sur la durée
- Immobilisation à la levée de l’option
- Amortissement du matériel
Chez un prestataire comme Cleaq, il s’agit de location opérationnelle, donc pas d’immobilisation.
Bonnes pratiques pour comptabiliser vos locations
1. Vérifier le type de contrat avant saisie : La première erreur fréquente est de comptabiliser une simple location comme un leasing. Lisez bien le contrat.
2. Centraliser les factures : Utilisez un dossier unique ou un logiciel pour récupérer automatiquement les factures mensuelles.
3. Contrôler la TVA : Certaines offres incluent des services additionnels (assurance, maintenance) : Ils se comptabilisent également en charge, toujours avec TVA déductible.
4. Ventiler par service si nécessaire : Les équipes IT, marketing, ou commerciales peuvent avoir leurs propres budgets. La location facilite la refacturation interne.
5. Prévoir les renouvellements : La location offre une grande flexibilité : vous pouvez anticiper un renouvellement pour garder des postes de travail performants.
Pourquoi la location Cleaq simplifie votre comptabilité
Pour les PME et startups, la location via Cleaq présente plusieurs avantages :
- Factures claires et régulières
- Aucun amortissement à gérer
- Pas d’immobilisation au bilan
- Services inclus (maintenance, assistance, renouvellement)
- Capacité d’ajuster le parc informatique facilement
C’est une solution idéale pour les entreprises qui souhaitent rester flexibles et conserver une comptabilité simple et lisible.
Conclusion
Comptabiliser une location de matériel informatique est simple lorsque le contrat est une location opérationnelle : il s’agit d’une charge mensuelle, sans immobilisation ni amortissement.
Pour les contrats de crédit-bail, la logique change et implique une inscription au bilan lors de l’achat final.
Dans tous les cas, la location est une solution avantageuse pour conserver un parc informatique toujours à jour, sans alourdir votre structure financière.
Vous souhaitez équiper votre entreprise rapidement avec une comptabilité simplifiée ? Chez Cleaq, la location professionnelle est un choix efficace et flexible.
