Total Cost of Ownership : qu'est-ce que c'est et à quoi cela sert ?

Pour faire court, le Total Costs of Ownership (TCO) désigne une méthode d'évaluation financière qui permet d'analyser l’ensemble des coûts associés à un achat, et ce, pour toute sa durée de vie. Un concept qui peut faire économiser gros à qui le maîtrise sur le bout des doigts. Alors, n’hésitez pas à faire le point sur ce qu’est le TCO et comment le calculer !

Total Cost of Ownership : définition

Le Total Costs of Ownership (TCO), également appelé “coût total de possession” ou encore “coût du cycle de vie”, correspond à la somme totale qu'a dû dépenser l’acquéreur d'un bien tout au long du cycle de vie de ce dernier. Autrement dit, le TCO prend aussi bien en compte les coûts directs - à savoir l’achat du bien ou encore les infrastructures nécessaires à son installation - que ses coûts indirects, comme par exemple l’entretien, les réparations, la maintenance, etc. Cette méthode d'évaluation financière permet aux entreprises d’obtenir une évaluation réaliste de leurs dépenses avant de se lancer dans de nouveaux investissements et donc, d’optimiser leur rentabilité. Le mode de calcul du TCO intègre essentiellement trois grandes familles de coûts :

• Les coûts d’acquisition ;
• Les coûts d’utilisation ;
• Les coûts de fin de vie.

💡 Pour l’histoire, ce concept trouverait son origine au sein même du département américain de la défense qui, outre le coût d’acquisition de ses équipements, souhaitait calculer l’ensemble des coûts cumulés, de l'achat jusqu’à la cession ou la destruction de ceux-ci. L’idée était alors de pouvoir déterminer le budget total que le département aurait à supporter dans le cadre d’un programme de défense. D’ailleurs, ces travaux sont à l’origine de la publication de la norme militaire américaine MIL-HDBK-259 4.

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Quel est l'intérêt du TCO pour une entreprise ?

Le TCO peut s’avérer être un outil particulièrement utile pour les entreprises, dès lors qu’elles souhaitent évaluer le coût réel d'un investissement et optimiser leurs dépenses. Cette méthode permet notamment de :

• Comparer entre eux les coûts des différents produits et services envisagés ;
• Évaluer les économies éventuelles qui pourraient être réalisées à long terme ;
• S’assurer que l’achat est la meilleure option. En effet, dans le cadre d’un Total Costs of Ownership négatif, il se pourrait bien que le leasing - plutôt que l’achat - soit une bien meilleure option.

De plus, le TCO peut être un outil particulièrement efficace pour mesurer son retour sur investissement (ou ROI). Dans le cadre de l’achat d’une machine de production par exemple, estimer en amont les dépenses qui devront être réalisées tout au long du cycle de vie de cette dernière, permet de mesurer au mieux sa rentabilité à terme. De cette façon, l’entreprise peut mieux piloter ses coûts et ainsi éviter une éventuelle erreur d’investissement.

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Comment calculer le Total Cost of Ownership ?

Le Total Cost of Ownership rassemble donc l’ensemble des frais induits par un bien ou un service tout au long du cycle de vie de ce dernier. Pour ce faire, il doit combiner les coûts directs, mais surtout les coûts indirects, également appelés coûts “cachés”. En fonction du produit dont il est question, la méthode de calcul et d’estimation utilisée pourra varier. Toutefois, dans la grande majorité des cas, il convient d’additionner 8 grands types de coûts, qui sont :

• Le prix d’achat ;
• Le coût induit (frais de transport, de douane, d’emballage…) ;
• Le coût d’acquisition (les dépenses liées la mise en service d’un produit ou d’une prestation) ;
• Le coût de maintenance (l’entretien, le prix des pièces détachées…) ;
• Le coût d’utilisation (taxes, assurances, services…) ;
• Le coût de non-qualité (si le produit n’est pas conforme ou si les délais ne sont pas respectés) ;
• Le prix de revente ;
• Le coût de retrait (la destruction ou encore le recyclage du produit).

Il convient également d’estimer la durée de vie moyenne du bien ou du service, en fonction de sa fréquence d'utilisation et de l'obsolescence technologique éventuelle.

S’il n’existe pas de méthode de calcul universelle du TCO, ces éléments, une fois mis en parallèle, permettent à l’éventuel acheteur de se faire une idée suffisamment nette des dépenses mises en jeu avant l’achat d’un nouveau produit ou service.

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Sur le site de Cleaq vous pouvez trouver un simulateur TCO pour avoir une estimation de votre Total Cost of Ownership. Vous pourrez ainsi voir quels sont les vrais avantages financiers de la location chez Cleaq.

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Le Total Cost of Ownership d'un ordinateur d'entreprise

Passons désormais aux choses sérieuses, en appliquant le concept du TCO à un cas de figure on ne peut plus pratique : l’achat de matériel informatique pour une entreprise. Au-delà des considérations techniques plus ou moins poussées, il y a fort à parier que le prix demeure l’un des principaux critères de décision pour la plupart des entreprises. Toutefois, en plus de l’achat, il faut être conscient que ce tout nouvel investissement ne va pas sans une somme de dépenses annexes plus ou moins importantes. En effet, le matériel informatique d’une entreprise implique toutes sortes de frais auxquels on ne songe pas toujours. Parmi ceux-ci :

• Le coût du matériel ;
• La souscription à une assurance casse/vol/oxydation sans franchise ;
• Le coût d’une extension de la garantie contre la panne
• Les coûts liés à la perte de productivité de ses équipes en cas de panne/sinistre sur leur matériel ;
• Le prix d’un support informatique, efficace et réactif (de préférence situé en France) ;
• Le prix du transport (réception du matériel, retour si nécessaire) ;
• Le prix des potentielles réparations, de la gestion logistique et du temps consacré à cette gestion en interne ;
• Les dépenses liées à l'acquisition de licences pour vos logiciels (Suite Office, Adobe, antivirus…).

Dans le cas d’un matériel reconditionné, prendre en compte le Total Cost of Ownership est d’autant plus important. Un ordinateur reconditionné peut en effet avoir un TCO plus élevé en raison de ses composants, déjà utilisés. Ceux-ci sont plus à même de rencontrer des pannes et donc de vous imposer des dépenses supplémentaires. Prenons l’exemple des smartphones reconditionnés. S’ils séduisent par leur prix et leur impact environnemental moindre, 19 % des possesseurs de téléphones reconditionnés ont admis avoir rencontré au moins une panne, d’après les chiffres récoltés par 60 millions de consommateurs.

💡 Il existe un label appelé “label TCO” et dédié au matériel informatique. Cette certification d’origine suédoise, peu connue des consommateurs, évalue les produits informatiques au regard de leur impact sur la santé humaine, sur le développement durable, mais également sur l’aspect financier. Ce label vise à garantir que les produits ont des impacts sociaux et environnementaux réduits tout au long de leur cycle de vie.

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Comment faire baisser son TCO ?

La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de faire baisser en flèche le Total Costs of Ownership de ses produits informatiques. Pour ce faire, il convient avant tout de comparer les différentes offres et fournisseurs disponibles sur le marché et ce, en tenant compte de l’ensemble des coûts associés, pas uniquement celui d’achat. En effet, en fonction du fournisseur, du produit et des services associés, le TCO peut varier du simple au double.

Une autre option efficace pour diminuer drastiquement le montant de son TCO consiste à se tourner vers des offres de location de matériel informatique à destination des PME et start-ups, comme celles proposées par Cleaq. En effet, grâce à une offre tous services inclus, dont une assistance informatique, une majeure partie des coûts associés à un achat est prise en charge par un prestataire externe. Cleaq vous accompagne sur vos demandes de support en cas de panne, d’assistance informatique, s’occupe des réparations et du transport de vos appareils. En plus de cela, nous nous occupons de la seconde vie de vos appareils, qui ne prendront pas la poussière lorsque vous ne les utiliserez plus !

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