Télétravail : Obligations en matière de matériel informatique

Vos obligations pour le matériel informatique en télétravail

Bien équiper ses salariés en matériel informatique est bénéfique pour tous. Un matériel de qualité assure une meilleure productivité, moins de pannes et donc moins de stress. Selon une étude menée par Crucial en 2013, les lenteurs informatiques font perdre jusqu’à 109h par an à chaque salarié. 

En télétravail, si vous n’avez pas de support informatique dédié ou quelqu’un pour vous aider, on imagine bien le temps perdu que les pannes peuvent engendrer !

Dans tous les cas, le ministère du Travail précise : “Vous pouvez utiliser votre ordinateur personnel mais ce n’est pas une obligation. Si l’employeur vous impose de télétravailler, il doit vous fournir un ordinateur si vous n’en avez pas ou que vous ne voulez pas utiliser votre ordinateur personnel.”  Naturellement, en fonction du cadre régissant le télétravail dans votre entreprise (accord, charte etc.) les conditions peuvent différer. D’autant que plusieurs lois contradictoires concernant le télétravail ont été promulguées ces dernières années. 

Sachez que les juges se réfèrent à un arrêt de la cour de cassation du 9 janvier 2001, disposant que “Les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur, doivent être remboursés sans qu'ils ne puissent être imputés sur la rémunération qui est due”.

Même hors de l’entreprise donc, l’employeur doit fournir des ordinateurs, smartphones ou tablettes adaptés à chacun de ses collaborateurs. 

Pour cela, ciblez précisément leurs besoins en faisant attention aux points suivants : 

• Préfèrent-ils travailler sur Mac ou Windows ?
• De quelles configurations ont-ils besoin ?
• Ont-ils besoin de claviers, souris ou écrans externes ?
  

Votre Office Manager peut vous aider à identifier ces points. Si vous n’en avez pas, vous pouvez aussi faire appel à des experts - comme Cleaq - qui vous aiguilleront vers le matériel le plus approprié pour vos salariés. 

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La connexion internet et le travail à distance

Le télétravail rend nécessaire une connexion internet stable et puissante. En fonction du cadre régissant le travail à distance dans votre entreprise, vos collaborateurs peuvent demander un remboursement concernant votre abonnement internet. Le remboursement peut prendre deux formes : 

• soit un remboursement des frais sur apport d’un justificatif
• soit une déduction de l’assiette des cotisations sociales

Dans ce dernier cas, l’Urssaf indique que :” Lorsque le salarié en situation de télétravail engage des frais, l’allocation forfaitaire versée par l’employeur sera réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite globale de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine. (Cette allocation forfaitaire passe à 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, 30 € par mois pour trois jours par semaine…)”

Les mêmes conditions s’appliquent aux consommables (cartouches d’encre, papier etc.)

En tant qu’employeur, vous devez également faire attention à d’autres points avant d’équiper vos collaborateurs. Outre la connexion, renseignez vous sur l’usage même d’internet par vos collaborateurs : ferez-vous beaucoup de réunions visio ? Devront-ils télécharger des documents lourds ? Utilisez-vous un logiciel SaaS gourmand en ressources ? 

Dans ce cas, assurez-vous que vos ordinateurs disposent d’une bonne carte réseau. Pour certains, l’usage d’un port ethernet ne sera pas du luxe. Encore une fois, n’hésitez pas à vous renseigner auprès d’un spécialiste si vous choisissez d’équiper votre entreprise ! 

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Accompagner parfaitement vos collaborateurs en distanciel

En télétravail donc, fournir le meilleur équipement possible à vos salariés est essentiel. Outre l’aspect matériel, faites attention aux services dont ils disposent en cas de problème. Avez-vous un service informatique capable de les aider à distance ? Lorsqu’on est une start-up ou une petite entreprise, c’est rarement le cas. Si vos collaborateurs rencontrent un bug ou une casse, vous devrez payer une intervention pour les aider.

Pour optimiser votre budget, les offres de location de matériel informatique nouvelle génération peuvent vous aider. Grâce à un service support dédié, elles peuvent résoudre le problème de votre collaborateur à distance. En cas de casse, le matériel est remplacé en J+1 pour éviter toute perte de productivité. Cela vous évite de repasser à la caisse ou de mobiliser une autre machine. Le leasing d'ordinateur tous services inclus est donc une excellente option.

Chez Cleaq, ces services sont automatiquement inclus dans les offres de location des appareils. Cela évite à l’employeur de souscrire à un service tiers, car même le matériel utilisé en distanciel doit être assuré.

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Les autres équipements pour le travail à la maison

Au-delà du matériel informatique, d’autres équipements sont concernés par le télétravail. Un bureau adapté, un fauteuil, ou encore un casque sont nécessaires pour être pleinement productif. Dans ce cas, il y a deux possibilités : soit l’employé emprunte ce matériel à l’entreprise, soit il en fait l’acquisition et l’employeur doit lui en rembourser 50%. Il devra pour cela présenter les justificatifs d’achat, mais sera finalement propriétaire du matériel. Il doit vraiment s’agir de matériel indispensable pour le travail à distance (on ne s’achète pas le dernier écran HD 4K pour faire tourner la PS5). L’Urssaf précise ainsi le mobilier de bureau : bureau ergonomique, fauteuil ergonomique, étagères, meubles de rangement, lampe de bureau.

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Dans tous les cas, le télétravail suppose certaines obligations légales. Il faut équiper au mieux vos collaborateurs chez eux, en mettant à disposition un service réactif en cas de problème. Vous optimisez ainsi votre budget et augmentez leur productivité. C’est ce que vous propose Cleaq, alors n’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus 🚀 !