Au sein d’une entreprise, il est aujourd’hui impossible de se passer de matériel informatique. Un ensemble d’éléments technologiques prédéterminant pour la productivité de bon nombre de TPE/PME et Startups. La gestion de parc informatique constitue ainsi un enjeu majeur pour votre performance et nécessite l'usage d’équipements adaptés. Explications.
Le terme « parc informatique » désigne l’intégralité des équipements IT et bureautiques qu’il est possible de retrouver dans votre société, à savoir :
L’organisation d’un parc informatique et donc la gestion responsable de celui-ci, représente de ce fait une tâche d’ampleur, qui est revêtue d’une importance capitale pour votre société. Il y a différentes étapes à prendre en compte pour l'organisation de son numérique : l'acquisition, le déploiement, la surveillance et la maintenance. Bien organiser toutes ces étapes permet d'augmenter la productivité des employés et de garder une vision claire sur votre IT et sur les budgets de l'entreprise.
La gestion du numérique d’une société est habituellement confiée à un gestionnaire dédié, dont le rôle est d’effectuer un suivi très régulier de l’état des équipements informatiques et IT. Ce suivi est découpé en plusieurs missions :
De ce fait, la gestion de l'IT d’une société ne peut être confiée qu’à un gestionnaire expérimenté, conscient des enjeux de la gestion IT, possédant à la fois des compétences administratives, techniques et de gestion informatique. Il est également évident que de telles tâches ne peuvent être menées à bien qu’à l’aide d’équipements adaptés et spécifiquement conçus pour faciliter la gestion d’un parc informatique.
La gestion du parc informatique, lorsqu’elle se déroule de manière fluide et optimisée, passe inaperçue : il s’agit d’un emploi de l’ombre, garantissant aux autres composantes de l’entreprise un quotidien des plus agréables. Or, et c’est là tout l’enjeu de l'administration du parc IT, lorsque des dissonances, problèmes techniques ou interruptions de services informatiques surviennent, tous vos réseaux en sont impactés. La continuité des tâches relevant de l’IT est directement mise à mal, ce qui engendre des imprévus de gestion, mais aussi de facturation, de cybersécurité, et plus largement, de performance globale du service de l'entreprise.
Il est donc vital pour le bon fonctionnement du réseau que l’administration de son IT soit optimisée.
Il est inconcevable de faire une administration du parc informatique sans effectuer un suivi continu de l’usure des produits IT. Les matériels informatiques ne sont pas éternels. Chaque machine possède une durée qui lui est propre : il est donc indispensable à la fois d’effectuer une maintenance régulière pour allonger autant que possible cette espérance de vie, mais également d’anticiper le vieillissement des installations techniques pour programmer leur remplacement dans les meilleurs délais.
Vous pouvez suivre les actifs matériels et logiciels de votre société à l'aide d'un inventaire. Le système d'inventaire du parc informatique permet de suivre l'état, l'emplacement, la quantité et le coût de ces actifs matériels et logiciels. Chaque appareil utilisé par un collaborateur, que ce soit un ordinateur, un smartphone, une tablette voire un casque audio doit être répertorié. Vous devez savoir qui utilise tel ou tel appareil.
Pourquoi ? Parce que si vous avez des ordinateurs qui dorment dans un placard et que vous ne le savez pas, vous allez recommander de nouveaux postes à chaque recrutement. Ensuite, parce que si vous n'avez pas de visibilité sur vos appareils, vous risquez d'être pris au dépourvu ! Par exemple, en cas de vol, vous ne saurez pas quels appareils ont disparu.
Le système d'inventaire doit fournir des rapports pour actualiser toutes ces informations sur votre numérique.
Aujourd'hui, certains prestataires IT proposent gratuitement un logiciel qui remonte de manière automatisée tous les appareils dont vous disposez. Ces logiciels de gestion de parc informatique sont souvent gratuits. Lorsque vous passez une nouvelle commande, le logiciel vous demande qui sera le futur bénéficiaire. De cette manière, vous aurez toujours une vue en temps réel et précise de votre flotte. Cette vue doit remonter tous vos équipements qui composent votre IT :
De tels logiciels vous éviteront d'avoir un Excel compliqué à mettre à jour à chaque changement, et qui prend du temps à organiser. En effet, la gestion même d'un parc informatique est chronophage, sans valeur ajoutée, et fait perdre en productivité au gestionnaire.
Il s’agit ici d’un double enjeu : la standardisation des équipements informatiques et IT de votre travail permet à fois d’en faciliter la gestion au quotidien, mais également de permettre une meilleure fluidité dans leur prise en main entre les différents collaborateurs.
Vous pouvez configurer votre IT et vos logiciels à l'aide des mêmes applications et systèmes pour vous simplifier la tâche.
Parmi les bonnes pratiques de la gestion de votre parc informatique, vous pouvez penser à automatiser vos mises à jour et vos licences de logiciels et vérifier la conformité de vos données.
Automatiser les mises à jour des matériels et logiciels est essentiel pour améliorer leur cybersécurité et leur performance. Le fait d'automatiser sans avoir à y penser économise votre énergie, votre temps et votre argent.
Concernant la cybersécurité de vos données, vous devez vérifier régulièrement le respect des politiques de contrôle d'accès, puis enregistrer et surveiller les systèmes qui comportent des informations confidentielles. Cette pratique évite les risques de violation de vos informations privées.
Pour économiser 5 à 15% vous pouvez aussi automatiser votre inventaire de licences de logiciels, plutôt que de le faire manuellement. L'usage d'un MDM peut vous aider pour cette tâche.
Si la partie matérielle est primordiale, il ne faut pas omettre la gestion des logiciels, de la cybersécurité, des comptes utilisateurs. C'est ici que les MDM - ou Mobile Device Management - deviennent indispensables pour une bonne gestion de votre numérique. Ces outils vous permettent de gérer à distance toute la partie software :
Avec un MDM, vous faciliterez notamment vos onboardings, vos offboardings, et optimiserez la cyber sécurité de votre entreprise. Quelques critères sont à prendre en compte dans le choix de votre MDM pour assurer son bon fonctionnement.
Le MDM est donc un outil quasiment nécessaire aussi bien pour optimiser la productivité de vos collaborateurs que pour assurer la sécurité de vos données. Lorsque vous louez votre parc informatique chez Cleaq, vous bénéficiez d'un accès privilégié au MDM français Bravas (5€/mois par utilisateur). Il vous permet notamment :
Vous pouvez également veiller à ce que l'outil que vous choisirez agisse comme fournisseur d'identité ou IdP (Identity Provider). Pour simplifier, il s'agit d'un moyen d'assurer la protection des connexions à des logiciels ou des comptes sans avoir à utiliser de mots de passe. Cela fluidifie l'usage des apps entre différents postes informatiques sans compromettre vos données. Vous améliorez ainsi considérablement l’environnement de travail !
Avec ces solutions (gestion matérielle du parc informatique, MDM et IdP), votre gestion des actifs informatique ne sera plus un casse-tête et un gouffre financier !
Nexthink a démontré, dans son étude État des lieux de l’expérience numérique, que chaque problème informatique faisait perdre jusqu'à 28 minutes aux collaborateurs. Nexthink estime également que le nombre d'incidents est de 2 par semaine. Au total, cela représente une perte de 50 heures par an et par utilisateur ! De surcroît, s'il faut à chaque fois aller voir le gestionnaire de l'informatique pour signaler le problème et obtenir un suivi, cela constitue une perte de temps inutile.
Il est important que tous les collaborateurs soient en mesure de déclarer eux-mêmes les éventuelles difficultés qu'ils peuvent rencontrer. Cela permet au responsable en charge de la flotte d'être alerté en temps réel des incidents survenant sur les différents postes, d'agir rapidement et d'éviter toute perte de productivité. Dans le cas où vous faites appel à un prestataire pour la gestion des problèmes et l'infogérance, ce dernier est également informé et peut intervenir rapidement pour vous aider. Vous limitez ainsi l'impact des incidents, leurs coûts et leur impact sur les collaborateurs.
D'autre part, proposer un support informatique de qualité améliore l’expérience collaborateur. Il en va du confort des collaborateurs, et de votre marque employeur : travailler sur un parc informatique peu efficace ou obsolète peut être une véritable source de frustration !
Une solution moderne d'administration de parc informatique doit donc permettre à chaque personne de votre entreprise de pouvoir déclarer un problème sur l'appareil qu'elle utilise.
Le remplacement régulier du numérique est l’une des pratiques importantes pour la maintenance d'un parc informatique performant et sécurisé dans le temps. Le responsable de la gestion informatique peut établir une politique de remplacement des actifs régulière en fonction de la durée du matériel, du niveau d'utilisation et des exigences de l'entreprise. Il est généralement admis que la durée optimale d’un ordinateur professionnel est de 36 mois (24 pour un smartphone). Il est donc conseillé de renouveler le matériel à ce moment. La location de MacBook ou de PC est idéale pour suivre ce rythme. Cela vous permet de garder en place un parc toujours moderne, efficace et sécurisé, sans impacter votre trésorerie. Elle limite donc l'importance de la maintenance en ayant des postes de dernière génération.
Cependant, il n’est pas question de laisser dormir vos vieux appareils dans un placard ou de les jeter. Pensez à leur donner une seconde naissance en les faisant reconditionner. De cette manière, ils pourront de nouveau être utilisés par des particuliers !
Il est très important d'établir des partenariats avec des fournisseurs fiables pour la gestion de votre parc informatique. En effet, en tant que TPE/PME ou startup, il est souvent difficile d'avoir une visibilité claire sur les recrutements à venir. Cependant, ces derniers peuvent survenir à tout moment et il est donc primordial de se préparer en conséquence. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec un prestataire compétent et réactif, capable de fournir des équipements IT de qualité en un temps record.
Notez que les fournisseurs en question doivent être capables de s'adapter à votre société et à ses spécificités. Par exemple, si vous avez besoin de sur mesure pour répondre à des besoins spécifiques, il est essentiel de travailler avec des partenaires qui peuvent vous offrir des solutions sur mesure. Cela peut inclure des équipements pour des tâches spécifiques (montage vidéo, 3D) ou encore pour des modes de travail hybride.
Enfin, il est important de souligner que la qualité des équipements informatiques que vous achetez ou louez a un impact direct sur la qualité de votre travail et la productivité de vos employés. Il est donc essentiel de travailler avec des prestataires qui peuvent vous offrir du matériel de qualité (MacBook, Dell, iPhone etc.), capables de répondre à vos besoins les plus exigeants. En somme, il est crucial de ne pas prendre à la légère la sélection de vos partenaires d'infogérance en matière de gestion de parc informatique, car cela peut avoir des conséquences importantes sur votre entreprise à long terme.
Cleaq a développé une offre de location d'ordinateurs, de smartphones et tablettes de qualité adaptée aux enjeux des entreprises.
Choisir des équipements IT reconditionnés peut avoir de nombreux bénéfices pour l’administration de votre parc informatique. Par exemple, cette option permet d’assurer une standardisation des équipements grâce à une transition fluide vers une technologie plus récente. Aussi, le choix d’appareils informatiques reconditionnés évite à votre gestionnaire IT d’effectuer de nouvelles formations au personnel afin de leur permettre la prise en main de leur nouveau matériel. En plus de faciliter l’organisation responsable du parc informatique, le choix de matériel IT reconditionné constitue un atout non négligeable pour votre politique RSE.
Il s’agit ici bien plus que d’une simple préconisation. L’utilisation d’un outil adapté, facile à prendre en main et efficace permet de fluidifier la gestion de parc informatique, et d’assurer ainsi une continuité de services pour l’ensemble de votre réseau.
Pour vous aider dans cette tâche d’ampleur, comprenant donc des enjeux de taille, Cleaq vous propose une application gratuite permettant une gestion simplifiée et fluide de votre parc informatique. Grâce à un logiciel unique, vous avez alors la possibilité d’obtenir une vue d’ensemble de votre parc IT, mais aussi de bénéficier d’un support technique efficace pour la gestion des sinistres. Le service Cleaq comprend, entre autres, une centralisation de vos documents immatériels, l’inventaire de votre flotte technique, ou encore un suivi précis du matériel ainsi que de leurs utilisateurs.
L’administration du parc informatique ne s’arrête pas à la fin de vie du matériel. Bien au contraire ! Assurer une fin de vie intelligente aux outils techniques utilisés permet aux gestionnaires IT de gagner un temps précieux, de l’espace de stockage, mais aussi d’appuyer la politique RSE de leur société.
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