Dans une entreprise moderne, la gestion du matériel (ordinateurs, téléphones, bureaux, logiciels, etc.) est essentielle pour assurer la productivité et le confort des collaborateurs. Mais entre l’Office Manager, les Ressources Humaines (RH) et le service IT, les responsabilités peuvent parfois se chevaucher.

🧑‍💼 L’Office Manager : le chef d’orchestre logistique

L’Office Manager est souvent la personne de référence pour tout ce qui concerne l’équipement physique du bureau : mobilier, fournitures, badges d’accès, organisation des espaces de travail. Il ou elle :

• Commande et gère le stock de matériel de bureau (chaises, écrans, claviers, etc.)
• Organise la mise en place du poste de travail lors de l’arrivée d’un nouveau salarié
• Coordonne avec les prestataires pour les déménagements ou réparations

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🎯 Objectif : garantir un cadre de travail fonctionnel et agréable.

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👥 Les RH : garants de l’expérience collaborateur

Les RH jouent un rôle clé dans la mise à disposition du matériel lors des onboardings et dans la gestion administrative liée aux employés. Concrètement, ils :

• Rédigent les procédures d’onboarding qui incluent la réception du matériel
• S’assurent que les collaborateurs disposent du matériel nécessaire selon leur fonction
• Gèrent le retour du matériel lors d’un départ (offboarding)

🎯 Objectif : offrir une expérience fluide et bien encadrée aux salariés.

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💻 L’IT : le maître du digital

Le service IT est responsable de tout ce qui touche aux équipements technologiques et à la sécurité informatique. Leur mission :

• Préparer, configurer et sécuriser les postes de travail (PC, logiciels, VPN, etc.)
• Gérer les droits d’accès, les outils collaboratifs et les comptes utilisateurs
• Assurer le support technique et la maintenance des équipements

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🎯 Objectif : garantir la sécurité, la performance et la disponibilité des outils numériques.

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🔄 Une coordination indispensable

La gestion du matériel ne peut pas reposer sur un seul service : elle nécessite une collaboration étroite entre l’Office Manager, les RH et l’IT. Des outils partagés (comme un tableau de suivi du matériel) et des process clairs sont indispensables pour éviter les oublis, les doublons ou les pertes.

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💡 Astuce : La création d’un “matériel pack” standardisé par fonction (ex : développeur, commercial, designer) peut grandement faciliter cette coordination.