Guide complet pour bien préparer un onboarding digital

Onboarding digital : de quoi s’agit-il ?

Sous cet anglicisme, se cache en réalité une étape incontournable de tout processus de recrutement : l’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Un moment charnière pour les salariés en herbe, qui nécessite un engagement et une organisation sans faille de la part de l’entreprise. Vous en doutez ? 

D’après les résultats d’une étude publiée par Brandon Hall Group, Christine Marino et le Center for American Progress, un bon processus d’intégration du personnel participe à améliorer le taux de rétention des nouveaux arrivants de près de 82 %, mais également leur productivité (de plus de 70 %). Toujours d’après ces données, les employés qui participent à un processus d’intégration du personnel bien structuré auraient 69 % plus de chances de rester dans l’entreprise durant trois ans¹. Du côté de l’agence Easyrecrue, on note même que 20 % des collaborateurs qui rejoignent une entreprise envisageraient de la quitter dès le premier jour en raison d’un accueil défectueux sur les plans humain, administratif ou matériel !

Face à de tels chiffres, force est de constater que l’étape de l’intégration, qu’elle soit digitale ou présentielle, compte au moins autant que celle qui la précède : le recrutement. Accorder du temps et des ressources pour favoriser l’intégration de nouveaux salariés permet notamment de : 

• Partager les valeurs de son entreprise ;
• Limiter les risques de départs précipités et le taux de turnover ;
• Booster l’engagement, la motivation et la productivité ;
• Assurer le bien-être des nouveaux collaborateurs.

Les premières heures passées au sein d’une nouvelle entreprise sont donc cruciales pour la suite de l’aventure. Après tout, ne dit-on pas que c’est toujours la première impression qui compte ? Toutefois, dans le cadre d’une collaboration à distance, via des moyens digitaux, impossible de s’appuyer sur les avantages proposés sur site. Exit donc la convivialité de la cafétéria d’entreprise ou encore les joies du baby-foot en salle de pause. Pas d’inquiétude toutefois, l’onboarding digital n’a rien à envier à son homologue présentiel, à condition de s’astreindre à une organisation infaillible.

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Onboarding, inboarding, offboarding : gare à la confusion

Si ces trois termes ont en commun d’être empruntés à la langue de Shakespeare et employés dans un contexte professionnel, il convient toutefois de ne pas les confondre. L’onboarding consiste à accueillir de nouveaux collaborateurs au sein de l’entreprise. L’inboarding a vocation à encourager l’obtention de promotions internes par les salariés déjà présents. Enfin, l’offboarding concerne quant à lui les anciens salariés, après un licenciement.

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Quels sont les principaux objectifs de l'onboarding digital ?

Qu’il soit digital ou présentiel, l’onboarding d’un nouveau collaborateur a systématiquement vocation à répondre à certains enjeux et objectifs fondamentaux. Toutefois, dans sa version digitale, impossible de miser sur un environnement de travail physique ou bien la présence constante d’une équipe aux petits soins. C’est pourquoi il est nécessaire de clarifier ses attentes en amont, afin de développer efficacement les moyens à mettre en place pour y répondre.

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S’assurer de l’engagement du candidat

Le processus de recrutement touche à sa fin, vous avez enfin trouvé le candidat idéal pour le poste recherché et envisagez déjà votre collaboration à long terme. Si se projeter dans une relation professionnelle durable n’est pas un tort (c’est d’ailleurs même préférable !), il convient néanmoins de ne pas oublier qu’un désengagement est toujours possible de la part de votre nouvel employé. De plus, le recrutement digital peut avoir pour conséquence d’instaurer une certaine distance vis à vis des candidats. Ils n’ont pas eu l’opportunité de visiter vos locaux ou de s’imprégner de l’atmosphère qui règne au sein de vos équipes. Un onboarding digital doit permettre de combler ce fossé, en affirmant votre engagement et votre implication. C’est l’occasion de leur rappeler que même à distance, vous déployez les moyens nécessaires pour assurer leur bien-être au travail.

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La mise en relation avec les équipes

Même en full remote, pas question de faire l’impasse sur les présentations. Des relations fluides entre les différents membres d’une même équipe de travail comptent pour beaucoup dans la réussite de vos projets. L’onboarding digital est donc l’occasion de faire le point sur l’organigramme, mais aussi de laisser les futurs collègues présenter leurs tâches quotidiennes et affirmer leur solidarité en personne. Négliger cette étape au prétexte d’une organisation de travail à distance, c’est prendre le risque de donner le sentiment à votre nouvelle recrue d’une mise à l’écart vis à vis de la dynamique de groupe, et le priver de l’accompagnement bienvenu de collègues déjà plus expérimentés.

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Former les nouveaux venus

Un onboarding digital est évidemment un moment propice à la formation de vos employés après une embauche. L’heure de délimiter les missions et d’initier vos nouveaux salariés aux outils internes mis à disposition. Là encore, il convient d’être particulièrement organisé et de préparer en amont un programme de formation sans failles. Si l’onboarding digital, au contraire de l’onboarding physique, présente la particularité de s’appuyer davantage sur des outils numériques (sur lesquels nous ferons le point plus après), le message qu’il se doit d’envoyer à vos salariés demeure identique : nous sommes présents pour vous et mettrons tout en œuvre pour garantir la qualité de votre travail, en vous accompagnant pas à pas !

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Comment organiser un onboarding digital étape par étape ?

Lorsqu’un candidat intègre une nouvelle équipe, il doit immédiatement développer la conviction qu’il rejoint une entreprise sûre d’elle et de ses objectifs. C’est pourquoi il est capital d’organiser son onboarding avant le jour J. Procéder ainsi permet non seulement de renvoyer une vision claire des valeurs de l’entreprise, mais également de réaffirmer son engagement vis à vis de cette nouvelle embauche. De ce point de vue, la digitalisation de l’intégration présente son lot d’avantages, puisqu’elle permet de développer des supports clairs et de recourir à des outils organisationnels précis. Pour rappel, l’onboarding digital doit permettre au candidat de clarifier : 

• Les problématiques administratives ;
• L’organisation des équipes ;
• Les interlocuteurs privilégiés auxquels il peut s’adresser ;
• Les canaux de communication dédiés ;
• Les valeurs et la raison d’être de l’entreprise ;
• Les tâches et missions qui lui seront confiées à court, moyen et long terme ;
• Les outils nécessaires mis à sa disposition.

Découvrez quelques-unes des étapes incontournables pour garantir un onboarding digital de qualité…

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Annoncer l’arrivée en interne

Imaginez-vous intégrer une nouvelle équipe qui découvre votre embauche au premier jour de votre prise de poste. La situation promet d’être on ne peut plus gênante de part et d’autre. C’est pourquoi chacun doit être informé de cette nouvelle arrivée plusieurs jours, voire semaines, auparavant. Un petit mail informatif suffit : qui est ce nouveau candidat, quel est son parcours, pourquoi intègre-t-il l’entreprise ? Si vous avez une idée des hobbies de cette nouvelle recrue grâce à son CV, pourquoi ne pas en toucher un mot à ses futurs collaborateurs ? Quelques informations clés qui participeront à fluidifier cette intégration.

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Organiser sa réunion d’introduction

Ne vous laissez pas prendre de cours par cette nouvelle arrivée et prévoyez un programme d’introduction. Organisez les prises de parole, les éléments à connaître, faites le bilan des projets en cours… Bref, faites le point sur tout ce que votre nouveau salarié doit savoir. N’oubliez pas de l’intégrer à cette présentation en lui offrant également des temps de parole. Maintenant qu’il a rejoint le navire, quel rôle a-t-il à jouer au sein de l’équipage ?

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Préparer un poste de travail digne de ce nom

Qui dit télétravail partiel ou total, dit aussi absence de bureau dédié. Toutefois, l’entreprise a de son côté le devoir de confier à ses salariés le matériel nécessaire à la mise en œuvre de leurs missions. Un paramètre qui peut s’avérer problématique dans le cadre d’une relation professionnelle 100 % distancielle. C’est sans compter Cleaq, qui vous offre la possibilité d’équiper vos collaborateurs, et ce partout dans le monde. Nous avons pensé une offre de location de matériel informatique “tous services inclus”, adaptée au télétravail. En amont de sa prise de poste, votre nouveau salarié peut donc disposer du matériel informatique nécessaire directement chez lui !

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Développer un “kit de bienvenue”

Le kit de bienvenue peut comporter un récapitulatif des éléments nécessaires pour mieux cerner l’entreprise, ses missions et son organisation, les documents utiles, mais également des goodies aux couleurs de celle-ci, qui feront office de cadeaux de bienvenue. N’hésitez pas à faire envoyer à votre nouveau collaborateur ce petit kit de démarrage avant sa prise de poste. Une attention chaleureuse qui participera à témoigner de votre enthousiasme à l’idée de démarrer cette nouvelle collaboration.

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Anticiper un emploi du temps précis

Les premiers jours d’une prise de poste peuvent représenter une période périlleuse pour un nouveau salarié. Si vous n’avez pas anticipé convenablement le spectre de ses missions, il se peut que celui-ci soit, au choix : débordé ou, à l’inverse, en mal de projets. Il est donc impératif de prévoir avant son arrivée un planning clair et défini de vos attentes, de lui dédier des missions précises à mener à bien dans les jours qui suivent son arrivée. Cette étape est aussi l’occasion pour vous de faire le point sur vos priorités. Attention à respecter un équilibre raisonnable entre surcharge et stimulation. Formalisez les tâches attendues via des outils en ligne (nous vous dressons une liste ceux qui pourraient vous être utiles plus après).

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Mettre en place un dispositif de parrainage

Si l’onboarding digital permet d’introduire les différents membres de l’équipe, cette prise de contact ne laisse pas encore l’opportunité au nouvel arrivant de créer une véritable proximité et il se peut qu’à la suite de cela, il ne se sente pas suffisamment en confiance pour les solliciter naturellement. N’hésitez pas à mettre en place un système de parrainage (idéalement, sur la base du volontariat), afin que l’un de vos actuels salariés puisse accompagner votre nouveau venu dans ses premiers jours. Une question, un doute, une inquiétude ? Ce contact privilégié sera en mesure d’y répondre en temps réel, dans un climat de confiance.

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Quels outils pour assurer son onboarding digital ?

Vous l’aurez compris, une logistique bien huilée est un facteur essentiel pour une prise de poste réussie. Pour cela, des équipements informatiques de qualité doivent impérativement être fournis à votre nouveau collaborateur avant même que celui-ci n’ait entamé son premier jour. Il en va aussi de la sécurité des données de votre entreprise. Dans le cas d’un onboarding digital, le matériel doit être livré et installé directement au domicile du futur salarié : ordinateur, double écran si besoin, souris, clavier, casque, smartphone, tablette tactile… Tous les éléments qui seront nécessaires au quotidien peuvent être livrés par les services de Cleaq, sous 3 à 5 jours, sans apport et avec assurance sans franchise. Ceci étant fait, reste encore à déployer quelques outils supplémentaires.

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S’organiser

Comme évoqué plus avant, l’organisation du temps de travail et des missions allouées à votre nouveau salarié sont indispensables pour que celui-ci puisse déployer son plein potentiel rapidement, dans un environnement sécurisé et cadré. Pour cela, des outils comme Trello, Notion ou encore Basecamp peuvent vous aider. Ces espaces de travail collaboratifs permettent d’attribuer à chacun des missions détaillées en rassemblant en ligne les parties prenantes de chaque projet.

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Pensez à la signature électronique !

‍Les travailleurs en full remote, comme les travailleurs en présentiel, ne sont pas dispensés des formalités administratives impératives. La signature électronique est un moyen efficace et juridiquement recevable de leur faire signer rapidement des documents électroniques. Il existe de nombreux outils disponibles pour mettre en place cet incontournable des formalités liées au processus RH.

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Communiquer

La communication est la clé de voûte de toute relation professionnelle qui se respecte, plus encore aux premiers jours d’une prise de poste. Dans le cadre du télétravail, les outils en ligne sont plus indispensables encore. Vous devez donc, dès les premiers instants, intégrer vos employés en full remote aux outils de communication de l’entreprise. Ceux-ci peuvent par exemple être :

• Slack ;
• Discord ;
• Google Chat ;
• Telegram ;
• Teams, etc.

N’oubliez pas de les ajouter aux canaux spécifiques, afin qu’ils ne manquent aucune information qui leur serait nécessaire.

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Travailler

Votre nouveau salarié dispose maintenant d’un matériel informatique de pointe, d’une adresse mail dédiée, d’outils organisationnels et de communication, il ne reste désormais plus qu’à le laisser s’atteler à sa tâche. N’oubliez pas de mettre à sa disposition des accès aux logiciels utiles, dédiés à votre activité (comptes Office, Google Workspace…). D’ailleurs, il se pourrait qu’il ait besoin d’un logiciel consacré à la gestion de ses mots de passe. Parmi ces dispositifs on peut notamment compter :

• LockPass ;
• NordPass ;
• Dashlane ;
• EnPass, etc.

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Que faire après l’intégration ?

L’onboarding digital ne s’arrête évidemment pas au premier jour de la prise de poste d’un salarié et il est nécessaire de s’astreindre à un suivi régulier plusieurs semaines après son arrivée. Garder un œil sur l’intégration de votre nouveau collaborateur participe notamment à : 

• Vous assurer de son bien-être suite à sa prise de poste ;
• Veiller à son intégration ;
• Garantir sa bonne compréhension des missions qui lui ont été confiées ;
• Avoir l’assurance qu’il répond à vos attentes et que le poste qui lui a été confié répond aux siennes.
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Pour mener à bien ce suivi, n’hésitez pas à instaurer des appels réguliers, en convenant au préalable d’un créneau horaire. Ces appels seront l’occasion de revenir sur ses avancées et d’éclaircir certains points qui auraient pu rester en suspens lors de l’onboarding digital. N’hésitez pas, par exemple, à demander un court bilan hebdomadaire, résumant les moments fort de sa semaine, mais aussi ses attentes pour les jours suivants.

Dans une relation professionnelle à distance, on peut craindre une certaine forme de désengagement, c’est pourquoi il est important de dynamiser les relations au sein de vos équipes, malgré les kilomètres qui séparent parfois les salariés. Pourquoi ne pas mettre en place des rituels collectifs ? Organisez un quizz chaque semaine via Kahoot, un “visio Time’s Up”, une séance de coworking digital ou encore un café d’équipe grâce à Google Meet ! Parce que télétravail ne rime pas nécessairement avec isolement, il vous revient de suivre avec assiduité le travail de vos collaborateurs et de mettre en place une batterie de dispositifs pour rendre leurs missions quotidiennes stimulantes et favoriser les échanges.

De plus, Cleaq vous soutient dans ce suivi minutieux. En effet, nous accompagnons les entreprises en télétravail, en leur fournissant tous les éléments dont elles ont besoin quotidiennement pour faire grandir leurs activités. Les start-up et scaleup montantes Scale You Up et Talent.io peuvent en témoigner ! Comme elles, vous avez désormais toutes les cartes en main pour garantir à vos nouveaux télétravailleurs un onboarding digital de qualité.