Comment optimiser la gestion de son parc informatique ?

Utilisez un logiciel de gestion de parc informatique

Un logiciel de gestion de parc informatique peut grandement faciliter la gestion de votre flotte. Il existe une multitude d'outils informatiques pour suivre un parc IT, dédiés aux petites et moyennes entreprises. Cependant, il n'est pas utile de se doter d'un logiciel complexe. L'idéal est de disposer d'une application accessible en ligne et dont l'interface soit intuitive.

Une bonne solution de gestion informatique doit cependant disposer de certaines fonctions indispensables.

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Gestion de parc IT : privilégiez l'inventaire automatisé

Une bonne solution de gestion de parc informatique doit tout simplement vous permettre de suivre l'inventaire de votre PME ou startup en temps réel. Chaque appareil utilisé par un collaborateur, que ce soit un ordinateur, un smartphone, une tablette voire un casque audio doit être répertorié. Vous devez savoir qui utilise tel ou tel appareil.

Pourquoi ? Parce que si vous avez des ordinateurs qui dorment dans un placard et que vous ne le savez pas, vous allez recommander de nouveaux postes à chaque recrutement. Ensuite, parce que si vous n'avez pas de visibilité sur vos appareils, vous risquez d'être pris au dépourvu ! Par exemple, en cas de vol, vous ne saurez pas quels appareils ont disparu.

Aujourd'hui, certains prestataires d'équipements informatiques proposent gratuitement un logiciel qui remonte de manière automatisée tous les appareils dont vous disposez. Ces logiciels de gestion de parc informatique sont souvent gratuits. Lorsque vous passez une nouvelle commande, le logiciel vous demande qui sera le futur bénéficiaire. De cette manière, vous aurez toujours une vue en temps réel et précise de votre flotte. Cette vue doit remonter tous vos équipements qui composent votre parc informatique :

• les ordinateurs portables et les ordinateurs fixes
• les smartphones et tablettes
• Les périphériques tels que les casques audio, les claviers, les écrans, les imprimantes etc.
• Les appareils de réseau : serveurs, NAS, box wi-fi etc.
• Mais aussi les données immatérielles : automatisations qui assurent le bon fonctionnement de vos collaborateurs, applications utilisées, normes de sécurités établies etc.

De tels logiciels vous éviteront d'avoir un Excel compliqué à mettre à jour à chaque changement, et qui prend du temps à organiser. En effet, la gestion même d'un parc informatique est chronophage, sans valeur ajoutée, et fait perdre en productivité au gestionnaire.

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Un seul logiciel pour vous équiper et gérer le matériel informatique

Vous le comprendrez au fil de cet article, le mot-clé est de centraliser ! Vous devez pouvoir gérer le sujet IT sur un minimum de solutions logicielles. Privilégiez-en une qui vous permet de commander les équipements les plus adaptés à votre PME, et qui vous permet de tout gérer au même endroit. Vous simplifierez ainsi l'organisation IT au global et gagnerez beaucoup de temps !

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Gestion de parc informatique : automatisez la déclaration et le suivi de ticket

L'entreprise Nexthink a démontré, dans son étude État des lieux de l’expérience numérique, que chaque problème informatique faisait perdre jusqu'à 28 minutes aux utilisateurs. Nexthink estime également que le nombre d'incidents est de 2 par semaine. Au total, cela représente une perte de 50 heures par an et par utilisateur ! De surcroît, s'il faut à chaque fois aller voir le gestionnaire du matériel informatique pour signaler le problème et obtenir un suivi, cela constitue une perte de temps inutile.

Afin de garantir le bon fonctionnement de votre parc IT, il est important que tous les collaborateurs soient en mesure de déclarer eux-mêmes les éventuels problèmes qu'ils peuvent rencontrer. Cela permet au responsable en charge de la flotte d'être alerté en temps réel des incidents survenant sur les différents postes, d'agir rapidement et d'éviter toute perte de productivité. Dans le cas où vous faites appel à un prestataire pour la gestion des problèmes et l'infogérance, ce dernier est également informé et peut intervenir rapidement pour vous aider. Vous limitez ainsi l'impact des incidents, leurs coûts et leur impact sur les collaborateurs.

D'autre part, proposer un support informatique de qualité améliore l’expérience collaborateur. Il en va du confort au travail des utilisateurs, et de votre marque employeur : travailler sur un parc informatique peu efficace ou obsolète peut être une véritable source de frustration !

Une solution moderne de gestion de parc informatique doit donc permettre à chaque personne de votre entreprise de pouvoir déclarer un problème sur l'appareil qu'elle utilise.

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Choisissez un MDM pour une gestion de parc informatique complète

Si la partie matérielle est primordiale, il ne faut pas omettre la gestion des logiciels, de la sécurité, des comptes et licences utilisateurs. C'est ici que les MDM - ou Mobile Device Management - deviennent indispensables pour une bonne gestion de parc informatique. Ces outils vous permettent de gérer à distance toute la partie software :

• Créer les comptes utilisateurs et en leur attribuant de nouvelles licences
• Déployer les logiciels de manière automatique
• Configurer des normes de sécurité
• Avoir une vue sur l'ensemble de votre parc pour le maintenir à jour en permanence
• Obtenir en direct le niveau de santé de chaque matériel

Avec un MDM, vous faciliterez notamment vos onboardings, vos offboardings, et optimiserez la cyber sécurité de votre entreprise. Quelques critères sont à prendre en compte dans le choix de votre MDM pour assurer son bon fonctionnement.

• La compatibilité : vérifiez que le MDM est compatible avec les systèmes d’exploitation (Windows, macOS ou Linux) et les appareils utilisés dans votre entreprise.
• Les fonctionnalités : identifiez les fonctionnalités qui sont importantes pour votre entreprise, comme la gestion des mises à jour, les normes de protection, le déploiement des applications etc. La sécurité logicielle des smartphones est de nos jours importante à prendre en compte.
• L’interface utilisateur : assurez-vous que l’interface utilisateur est facile à utiliser et intuitive pour les gestionnaires et les utilisateurs finaux.
• Le support technique : vérifiez que le fournisseur de MDM propose un support technique fiable et efficace en cas de problème.

Le MDM est donc un outil quasiment nécessaire aussi bien pour optimiser la productivité de vos collaborateurs que pour assurer la sécurité de vos données. Lorsque vous louez votre parc informatique chez Cleaq, vous bénéficiez d'un accès privilégié au MDM français Bravas (5€/mois par utilisateur). Il vous permet notamment :

• De paramétrer automatiquement les appareils mobiles et vos applications
• De gérer à distance votre parc informatique, sans compétence nécessaire
• D'assurer la sécurité des données de votre entreprise et des données de vos collaborateurs
• De gérer de manière automatique vos offboardings, en arrêtant directement les licences de vos collaborateurs qui s'en vont pour ne pas payer inutilement
• De créer des configurations "types" en fonction des différents services de votre PME ou startup (service marketing, service commercial etc.)

Vous pouvez également veiller à ce que l'outil que vous choisirez agisse comme fournisseur d'identité ou IdP (Identity Provider). Pour simplifier, il s'agit d'un moyen d'assurer la protection des connexions à des logiciels ou des comptes sans avoir à utiliser de mots de passe. Cela fluidifie l'utilisation des apps entre différents postes informatiques sans compromettre vos données. Vous améliorez ainsi considérablement l’environnement de travail !

Avec ces solutions (gestion matérielle du parc informatique, MDM et IdP), votre gestion des actifs informatique ne sera plus un casse-tête et un gouffre financier !

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Mettez en place une politique de renouvellement régulière

Le remplacement régulier du matériel informatique est l’une des pratiques importantes pour la maintenance d'un parc informatique performant et sécurisé dans le temps. Le responsable de la gestion informatique peut établir une politique de remplacement des actifs régulière en fonction de la durée de vie du matériel, du niveau d'utilisation et des exigences de l'entreprise. Il est généralement admis que la durée de vie optimale d’un ordinateur professionnel est de 36 mois (24 pour un smartphone). Il est donc conseillé de renouveler le matériel à ce moment. La location de MacBook ou de PC est idéale pour suivre ce rythme. Cela vous permet de garder en place un parc toujours moderne, efficace et sécurisé, sans impacter votre trésorerie. Elle limite donc l'importance de la maintenance en ayant des postes de dernière génération.

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Cependant, il n’est pas question de laisser dormir vos vieux appareils dans un placard ou de les jeter. Pensez à leur donner une seconde vie en les faisant reconditionner. De cette manière, ils pourront de nouveau être utilisés par des particuliers !

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Établir des partenariats avec des fournisseurs fiables

Il est très important d'établir des partenariats avec des fournisseurs fiables pour la gestion de votre parc informatique. En effet, en tant que TPE/PME ou startup, il est souvent difficile d'avoir une visibilité claire sur les recrutements à venir. Cependant, ces derniers peuvent survenir à tout moment et il est donc primordial de se préparer en conséquence. Cela implique de travailler en étroite collaboration avec un prestataire compétent et réactif, capable de fournir des équipements IT de qualité en un temps record.

Notez que les fournisseurs en question doivent être capables de s'adapter à votre entreprise et à ses spécificités. Par exemple, si vous avez besoin de sur mesure pour répondre à des besoins spécifiques, il est essentiel de travailler avec des partenaires qui peuvent vous offrir des solutions sur mesure. Cela peut inclure des équipements pour des tâches spécifiques (montage vidéo, 3D) ou encore pour des modes de travail hybride.

Enfin, il est important de souligner que la qualité des équipements informatiques que vous achetez ou louez a un impact direct sur la qualité de votre travail et la productivité de vos employés. Il est donc essentiel de travailler avec des prestataires qui peuvent vous offrir du matériel de qualité (MacBook, Dell, iPhone etc.), capables de répondre à vos besoins les plus exigeants. En somme, il est crucial de ne pas prendre à la légère la sélection de vos partenaires d'infogérance en matière de gestion de parc informatique, car cela peut avoir des conséquences importantes sur votre entreprise à long terme.
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Cleaq a développé une offre de location d'ordinateurs, de smartphones et tablettes de qualité adaptée aux enjeux des entreprises.

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Conclusion

La bonne gestion d'un parc informatique passe par l'utilisation de deux outils : un logiciel de gestion du matériel informatique accompagné d'un MDM pour les questions logicielles et de sécurité. Vous aurez ainsi une vue complète et en temps réel sur tous vos actifs, ainsi que sur les potentielles failles de sécurité et les éventuels problèmes de lenteur. Rajoutons qu'il est également important de sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques : nettoyer régulièrement son ordinateur, le protéger avec une housse lors des transports, mettre une coque à son téléphone etc. De cette manière, vous optimiserez la durée de vie de vos appareils informatiques.

Précisons aussi que de nos jours, avoir un cloud dédié à sa PME ou sa startup permet de synchroniser les ressources entre les différents postes tout en les sécurisant. Les informations deviennent accessibles depuis n'importe quel appareil de votre système. En cas de perte ou de vol, rien ne sera perdu !