Dans le cas d'entreprises du tertiaire, les équipements informatiques et les logiciels sont devenus des éléments centraux qu'il faut savoir gérer. Afin de garantir la productivité de votre entreprise, vous devez bien gérer votre parc informatique. Pour bien s'organiser, votre responsable informatique sera amené à faire l'inventaire de votre parc informatique et mettre ce dernier régulièrement à jour. Si vous vous demandez pourquoi et comment faire un inventaire, cet article répond à vos questions...
Ces dernières décennies, les logiciels et les matériels informatiques ont pris une place croissante au sein des entreprises. Le rôle de votre responsable informatique est de comprendre les enjeux du matériel informatique et d'assurer sa gestion pour aider l'ensemble du réseau de l'entreprise. Le travail doit être effectué en toute sécurité, l'optimisation de la sécurité informatique fait partie des tâches de votre responsable informatique.
Pour réunir sécurité, gestion et efficacité informatique, rien de mieux comme outil qu'un système d'inventaire pour tout répertorier. L'inventaire de votre parc informatique est un outil qui sera le meilleur ami de votre responsable informatique et aura un impact positif sur le travail de votre réseau d'entreprise, ainsi que la productivité de votre société. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de votre inventaire, il s'agit d'une liste de tous les matériels qui composent votre parc informatique, comme vos ordinateurs, vos téléphones, vos tablettes, vos claviers, vos casques, vos souris, vos disques durs etc. D'autres documents s'intègrent à votre inventaire comme les factures, les contrats et les garanties. Le système d'inventaire de votre parc informatique vous renseigne sur les utilisateurs de vos équipements et leurs attributions.
Aujourd'hui, utiliser Excel pour faire cet inventaire IT est devenu désuet : mettre un tableur à jour régulièrement (à chaque on/off-boarding par exemple) est chronophage et peu intéressant. Il existe désormais des outils qui permettent d'automatiser cet inventaire pour gagner du temps.
Avec un inventaire comme outil, vous gardez une visibilité sur les utilisateurs de chaque équipement informatique, comment ils se servent de leurs équipements et quels sont les appareils informatiques que vous avez. Concrètement, vous pourrez bénéficier d'une meilleure gestion de vos stocks, entre les actifs informatiques qui ne seront pas en utilisation, les matériels qui remplacent les matériels informatiques cassés, volés ou en panne et le matériel informatique en cours de réparation. Surtout qu'à partir d'un certain nombre de collaborateurs, vos stocks d'équipements informatiques peuvent être nombreux et vous avez peut-être besoin de vous y retrouver.
Entre les coûts d'acquisition et les coûts de maintenance de vos appareils informatiques, vous aurez besoin de tout anticiper. L'inventaire de votre parc informatique vous permet d'avoir une bonne visibilité sur vos coûts, ce qui vous rendra bien service.
Les ordinateurs en utilisation dans le cadre du travail ont une durée de vie de 3 ans. Vous devez régulièrement penser à changer vos ordinateurs, et votre outil d'inventaire va vous permettre de renouveler vos stocks au bon moment. Si vous attendez trop pour faire le renouvellement, le travail de votre réseau d'entreprise perdra en efficacité. Ainsi votre système d'inventaire rend service à leur bien-être au travail.
Votre société est en pleine croissance et pour continuer sur cette bonne lancée, vous avez besoin de nouvelles ressources. Ce qui suppose de nouveaux appareils informatiques dont vous devez assurer la gestion. Pour préparer la gestion de l'onboarding de vos employés, vous serez peut-être amené à effectuer des réparations du matériel ou anticiper de nouveaux achats et votre outil d'inventaire vous permettra de savoir où vous en êtes.
Puisqu'un inventaire de parc informatique contient la liste complète de tous vos matériels informatiques, il se souviendra pour vous des appareils qui sont mis à jour et dont les assets sont sécurisés. Par conséquent, vous saurez rapidement quels sont les équipements informatiques qu'il reste à sécuriser. De plus, cet outil d'inventaire vous facilitera la tâche en cas de vol d'ordinateurs ou bien de perte, des situations qui impactent la sécurité de votre entreprise.
Il en va de même pour les départs de certains de vos employés, vous devez vous assurer d'avoir bien récupérer la totalité des équipements qui leur étaient attribués et vous voudrez avoir des informations sur leurs états pour leur gestion. Votre système d'inventaire facilitera toutes ces vérifications et vous permettra de prévoir les différents reconditionnements ou les différentes attributions des actifs informatiques.
Vous pouvez aller encore plus loin en utilisant un MDM, ce qui vous permettra par exemple de déployer des configurations à distance, de verrouiller un ordinateur volé ou perdu, ou encore de réinitialiser un appareil qui n'est plus sous votre contrôle.
Pour commencer votre inventaire vous avez besoin des bonnes données. Un inventaire se compose essentiellement d'informations. Si ces dernières ne sont pas vraies elles vont compromettre toute votre gestion. Avant de regrouper vos données vérifier d'abord leurs véracités. Pour récolter les données, vous pouvez vous appuyer sur différentes factures, demander à vos collaborateurs, mais cela est chronophage. Les offres de location de matériel informatique modernes remontent directement ces informations pour vous dans un inventaire automatisé. Une fois que vous aurez récupéré les données, l'inventaire pourra être créé, tout en étant efficace et pertinent dans ses fonctionnalités.
Pendant la gestion de collecte de vos données, n'oubliez pas de noter toutes les particularités de votre appareil, par exemple :
Ensuite il ne faut pas oublier de matériel en cours de création de votre outil d'inventaire. Vous pouvez par exemple y inscrire :
Pour faire la mise en place de votre inventaire vous pouvez le faire manuellement ou de le télécharger pour l'automatiser. Certaines offres, comme la solution de location de matériel informatique Cleaq, incluent un outil d'inventaire dans leurs services. Le système d'inventaire est accessible depuis notre application ! Faire l'utilisation d'un inventaire compris dans un service de location d'équipements informatiques vous évitera de devoir naviguer entre plusieurs logiciels. Cet inventaire rend service au bien-être de votre entreprise, à sa productivité, à sa sécurité et à la bonne gestion de votre parc informatique.
Cleaq est la FinTech de l'IT responsable pour les entreprises.
SAS au capital social de 2.402.083 €
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Nous sommes labellisés Numérique Responsable.
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